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Prozessoptimierung für
Transport und Logistik
Lieber disponieren als Lieferscheine abtippen?
Was wir für Sie tun
Wir analysieren Ihre Abläufe und schauen, wo Ihnen im Alltag Zeit verloren geht. Dann übernimmt AIONI die Routine in fünf Bereichen. Prüfen und Freigeben bleiben bei Ihnen.
E-Mail
Transportanfragen, Auftragsänderungen und Rückfragen werden gelesen, sortiert und an die richtige Stelle weitergeleitet: Disposition, Buchhaltung oder Verkauf. Antworten liegen als Entwurf bereit, Sie geben frei. Aus einer Mail wird direkt ein Transportauftrag mit Abholort, Gewicht und Termin, ohne Abtippen. Dringendes fällt sofort auf: eine Reklamation, eine Terminänderung, eine fehlende Zollangabe. So greifen Sie ein, bevor der Lastwagen wartet.
Dokumente
Lieferscheine, Frachtbriefe, CMR und Zolldokumente werden gelesen, geprüft und dem richtigen Auftrag zugeordnet. Rechnungen von Subunternehmern werden mit Auftrag und Tarif verglichen: Stimmen Strecke, Gewicht und Zuschläge? Abweichungen sind markiert, die Beanstandung liegt als Entwurf bereit. Fehlt eine Unterschrift oder ein Dokument, wissen Sie es, bevor der Kunde fragt.
Kundenservice
Ihre Kunden erhalten rund um die Uhr Antwort zu Status, Lieferzeit und Zustellung, ohne nachzutelefonieren. Fällt ein Fahrzeug aus oder steht ein Lastwagen im Stau, wird die Tour umdisponiert, und Kunden und Empfänger erhalten automatisch die neue Lieferzeit. Was die Disposition selbst entscheiden muss, kommt mit allen Angaben zu ihr. So bleibt das Telefon ruhiger, gerade am Morgen.
Vertrieb
Jede Offertanfrage wird erfasst, keine bleibt im Postfach liegen. Der Preis wird nach Ihrem Tarif berechnet, mit Zuschlägen für Gewicht, Distanz und Termin, und als Offerte vorbereitet, noch während der Kunde wartet. Bleibt die Antwort aus, erinnert AIONI ans Nachfassen. Wiederkehrende Kunden werden zum richtigen Zeitpunkt angesprochen, etwa vor der Saison oder wenn ein Rahmenvertrag ausläuft.
Wissen
Tarife, Kundenvorgaben, Zollregeln und Abläufe liegen an einem Ort. Ihr Team stellt eine Frage in eigenen Worten und erhält in Sekunden die Antwort, mit Quelle zum Nachprüfen: Welche Anlieferzeiten gelten bei diesem Kunden? Welche Papiere braucht diese Sendung nach Deutschland? Neue Disponenten sind schneller eingearbeitet. Und das Wissen bleibt im Betrieb, auch wenn jemand geht.
Ein Tag in der Disposition
Ein Beispiel-Donnerstag in einem Transportbetrieb mit 12 Mitarbeitenden, davon 4 in Disposition und Büro, 05:30 bis 18:00, fünf Fälle. Öffnen Sie einen.
14 Aufträge über Nacht
Jeder muss in die Dispo, bevor die Camions losfahren.
- nachts14 Aufträge per Mail, als PDF und als WhatsApp-Foto.
- 22:14AIONIHat den ersten Auftrag gelesen und für die Dispo erfasst.
- 04:47AIONIHat den letzten erfasst, alle 14 liegen bereit.
- 05:12AIONIHat bei zwei Kunden nachgefragt.
- 06:2605:30Sie öffnen, tippen ab und rufen zwei Kunden an. LU 2 wartet.Sie prüfen die Aufträge und geben sie frei.
Erfasst um 06:26, LU 2 wartetSchneller erledigt: um 05:55 alles in der Dispo, bevor die Camions losfahren56 min von Hand31 min frei, 55 % weniger Arbeitszeit
Annahme14 Aufträge × rund 4 Minuten für Lesen, Abtippen und Rückfragen = 56 Minuten; mit AIONI 25 Minuten für Prüfen und Freigeben (−31 Minuten, 55 %). Gerechnet wie «Rechnungen erfassen»: ein Papier lesen und ins System übernehmen.
BeispielAufträge, Kunden und Zeiten.
LU 4 fällt aus: sieben Aufträge ohne Chauffeur
Sieben Kunden warten auf ihre Lieferung.
- 06:00Lukas meldet sich krank, per WhatsApp.
- 06:01AIONIHat freie Plätze und Ruhezeiten geprüft.
- 06:02AIONISchlägt vor: fünf Aufträge heute, zwei morgen.
- 06:03AIONIHat Lieferscheine und Kundenmeldungen vorbereitet.
- 08:3006:05Sie suchen Plätze, schreiben um und rufen jeden Kunden an.Sie stecken die Magnete um und geben frei.
Beispiel
- Lukas ChauffeurNachricht06:00Guten Morgen, ich bin krank und kann heute nicht fahren. Sorry!
Um 08:30 alle informiert, zwei Kunden verärgertSchneller erledigt: um 06:45 alle informiert, bevor jemand anruft1 h 24 min von Hand42 min frei, 50 % weniger Arbeitszeit
Annahme7 Aufträge × rund 12 Minuten für Umplanen, Umschreiben und den Anruf beim Kunden = 84 Minuten; mit AIONI 42 Minuten für Umstecken, Prüfen und Freigeben (−42 Minuten, 50 %). Gerechnet wie «Termine buchen»: jedem Kunden einen neuen Termin geben. AIONI ordnet nach Ihren Regeln, im Beispiel: Fixtermine zuerst, Retouren auf morgen.
ARV 1, SR 822.221Für Chauffeure von Fahrzeugen über 3,5 t: tägliche Ruhezeit 11 Stunden, zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten dreimal auf 9 verkürzbar.
BeispielAufträge, Fahrzeuge und Namen.
«Wo ist meine Lieferung?»
Die Welle der Statusanrufe. Jeder heisst: Chauffeur anrufen, warten, zurückrufen.
- 07:40LU 3 holt die Lieferung für Schreinerei Huber ab.
- 07:40AIONIHat Schreinerei Huber gemeldet: abgeholt.
- 08:00AIONIHat gemeldet: kommt zwischen 10:30 und 11:00.
- 10:52AIONIHat gemeldet: zugestellt, unterschrieben.
- 08:33laufendDie Kundin ruft an. Sie rufen LU 3 an, warten und rufen zurück.Sie nehmen nur die Anrufe, bei denen es um etwas geht.
Vier Anrufe für eine Antwort, 23-mal am TagSchneller erledigt: die Kundin ist im Bild, ohne anzurufen1 h 09 min von Hand38 min frei, 55 % weniger Arbeitszeit
Annahme23 Statusanrufe × rund 3 Minuten am Telefon = 69 Minuten, die Wartezeit nicht gerechnet; mit AIONI 31 Minuten (−38 Minuten, 55 %). Gerechnet wie «Status-Auskunft»: Abholung, Zeitfenster und Zustellung melden sich von selbst, manche rufen trotzdem an.
OffenOb SMS, WhatsApp oder Mail, klären wir mit Ihnen.
BeispielKunden, Anrufe und Zeiten.
Morgen nach Deutschland, ein Papier fehlt
Rechnung und Packliste liegen in verschiedenen Postfächern, die Ursprungserklärung fehlt.
- 10:30Der Spediteur will Rechnung, Packliste und Ursprungserklärung.
- 10:30AIONIHat Rechnung und Packliste gefunden und abgeglichen.
- 10:31AIONIHat beim Versender die Ursprungserklärung angefordert.
- 11:15AIONIHat sie gegen die Rechnung geprüft.
- 13:4011:16Sie suchen, rufen den Versender an und prüfen von Hand.Sie senden die Papiere an Ihren Spediteur.
Papiere komplett um 13:40Schneller erledigt: Papiere komplett um 11:16 statt 13:4048 min von Hand24 min frei, 50 % weniger Arbeitszeit
Annahme3 Papiere × rund 16 Minuten für Suchen, Nachfragen und Prüfen = 48 Minuten; mit AIONI 24 Minuten für Prüfen und Senden (−24 Minuten, 50 %). Gerechnet wie «Belege zuordnen»: jedes Papier der richtigen Sendung.
GrenzeAIONI meldet nichts selbst an, das macht Ihr Spediteur oder zertifizierte Software.
BAZG, Roadmap Passar 2 und 3Ausfuhr und Durchfuhr laufen über Passar 1.0.
BeispielSendung und Zeiten.
«Morgen um 04:30 an der Rampe?»
Getränke Amrein will 8 Paletten auf dem 18-Tönner. Zwei Schweizer Regeln entscheiden.
- 17:30Die Anfrage kommt per Mail. Der 18-Tönner ist morgen frei.
- 17:31AIONIHat geprüft: 04:30 fällt ins Nachtfahrverbot.
- 17:31AIONIHat die Ruhezeit von S. Bühler geprüft.
- 17:32AIONIHat die Antwort vorbereitet: 05:40 oder 06:50.
- 19:0017:40Sie sagen zu, prüfen am Abend und nehmen die Zusage zurück.Sie senden die Antwort an Getränke Amrein.
Zusage zurückgenommen, Kunde verärgertSchneller erledigt: um 17:40 eine Zusage, die hält25 min von Hand10 min frei, 40 % weniger Arbeitszeit
Art. 91 VRV, ASTRA: Nachtfahrverbot22.00 bis 05.00 Uhr für Fahrzeuge über 3,5 t; Lieferwagen bis 3,5 t sind ausgenommen.
ARV 1, SR 822.221: RuhezeitTäglich 11 Stunden, zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten dreimal auf 9 verkürzbar. S. Bühler hat um 19:10 Feierabend: Abfahrt um 05:00 geht mit verkürzter Ruhezeit, mit voller ab 06:10; die Fahrt dauert 40 Minuten.
Annahme1 Anfrage × rund 25 Minuten für Zusage, Prüfung und Rückruf = 25 Minuten; mit AIONI 15 Minuten (−10 Minuten, 40 %). Gerechnet wie «Offerte vorbereiten».
BeispielKunde, Chauffeur und Zeiten.
Was Ihnen eine solche Woche zurückgibt
pro Woche weniger Arbeitszeit im Beispielbetrieb mit 4 Bürostellen in Disposition und Büro (rund 1 h 55 min pro Bürostelle).
Die Fälle zeigen einzelne Abläufe; mit allen Abläufen sind es 5:40–11:20 Stunden pro Bürostelle und Woche.
AnnahmeAn diesem Donnerstag sparen die fünf Fälle 31, 42, 38, 24 und 10 Minuten, zusammen 2:25 Stunden. Pro Woche: Aufträge, Statusanrufe und Anfragen wie hier an allen fünf Tagen (5 × 79 Minuten), ein Ausfall und Exportpapiere einmal (66 Minuten), zusammen 461 Minuten. Von den 12 Mitarbeitenden arbeiten 4 in Disposition und Büro; geteilt durch diese 4 Bürostellen: rund 1 h 55 min. Beispiel.
So rechnen wir42 Bürostunden pro Woche (BFS), davon rund 45 % Routine: 18:54 Stunden. AIONI übernimmt Routine und spart dabei meist 30–60 % der Zeit, in einzelnen Abläufen auch mehr. Prüfen und Freigeben bleiben bei Ihnen. Alle Werte sind Beispielwerte; die echte Ersparnis messen wir im Pilot an Ihren eigenen Fällen.
RoutineBei Bürostellen sind rund 40–50 % der Arbeitszeit Routine; wir rechnen mit 45 %. Accenture 2024, Schweiz: rund 45 % der Arbeitszeit stark von generativer KI betroffen. McKinsey Global Institute 2026, Deutschland: 59 % der Arbeitsstunden in Büroberufen technisch automatisierbar. Advance und McKinsey Schweiz: 25–28 % der Tätigkeiten aller Berufe bis 2030.
Zum Vergleich: AXA Schweiz, KMU-Arbeitsmarktstudie 2025Sotomo, Umfrage, selbst angegeben, 300 KMU aus der Deutsch- und Westschweiz, alle Branchen: 57 % der KMU mit KI-Einsatz berichten von Zeitgewinnen, 2024 waren es 46 %.
Wir automatisieren die Administration, nicht die Tour.
der Schweizer Logistikkosten gehen an Administration, Planung und Abwicklung, rund 3,2 Milliarden Franken im Jahr.
Logistikmarktstudie Schweiz, GS1 Switzerland mit der HSG, 01/2026Logistikmarkt 46,1 Mrd. CHF (2024), 5,6 % des BIP, rund 195'000 Erwerbstätige.
Logistikmarktstudie 01/2024Die 7 % für Administration, Planung und Abwicklung: ein europäischer Verteilschlüssel (Schwemmer und Klaus 2021), auf die Schweiz angewendet, keine Schweizer Messung.
Eigene Berechnung7 % von 46,1 Mrd. ≈ 3,2 Mrd.
«Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.»
So starten wir gemeinsam.
Prüfen und Freigeben bleiben bei Ihnen.
- 1
Gespräch
Wo bleibt in Ihrem Betrieb die Büroarbeit liegen?
- 2
Analyse
Ihre Abläufe unter der Lupe, die Zeit von heute gemessen.
- 3
Pilot
Ein Bereich zuerst, vorher und nachher gezählt.
- 4
Ausbau
Schritt für Schritt auf weitere Bereiche.
Interessiert?
Finden wir heraus, was wir für Sie tun können.
Im kostenlosen Gespräch schauen wir uns Ihre Abläufe an. Sie müssen nicht auf einmal umstellen und behalten jederzeit die Kontrolle.
GS1 Switzerland und HSG: Logistikmarktstudie Schweiz 01/202646,1 Mrd. CHF 2024, 5,6 % des BIP, rund 195'000 Erwerbstätige
GS1 Switzerland und HSG: Logistikmarktstudie Schweiz 01/2024Kostenanteil 7 % für Administration, Planung und Abwicklung, europäischer Verteilschlüssel
ASTRA: Sonntags- und NachtfahrtenNachtfahrverbot 22.00 bis 05.00 Uhr, Art. 91 und 92 VRV
ARV 1, SR 822.221Lenk- und Ruhezeiten für Chauffeure von Fahrzeugen über 3,5 t
BAZG: Roadmap Passar 2 und 3Ausfuhr und Durchfuhr über Passar 1.0, letzte e-dec-Importanmeldung am 30.09.2027
BAZG: LSVA-Berechnungfür Fahrzeuge über 3,5 t
AXA Schweiz: KMU-Arbeitsmarktstudie 202508.10.2025, Sotomo, 300 KMU, 57 % mit Zeitgewinn
HE-Arc: Projekt PenurIA2025, 103 Firmen, vor allem Romandie
Häufige Fragen
Plant die KI unsere Touren?
Nein. Die Disposition bleibt bei Ihnen. AIONI nimmt ihr das Erfassen, Zuordnen und Auskunftgeben ab, damit mehr Zeit zum Planen bleibt.
Funktioniert das mit unserer Transportsoftware?
AIONI arbeitet mit der Software und dem Postfach, die Sie heute nutzen: über eine Schnittstelle oder als vorbereiteter Auftrag, den Sie übernehmen. Das prüfen wir vor dem Start für Ihr System.
Kann AIONI Lieferscheine und CMR-Frachtbriefe lesen?
Ja, auch von einem Foto oder Scan. Lieferscheine, Frachtbriefe, CMR und Zolldokumente werden gelesen, geprüft und dem richtigen Auftrag zugeordnet. Fehlt eine Unterschrift oder ein Dokument, wissen Sie es, bevor der Kunde fragt.
Wie erfahren unsere Kunden von einer Verspätung?
Ändert sich die Lieferzeit, erhalten Kunde und Empfänger automatisch die neue Zeit. Was die Disposition selbst entscheiden muss, kommt mit allen Angaben zu ihr.
Was geschieht mit Auftrags- und Sendungsdaten?
Auftrags- und Sendungsdaten werden nur für die Abläufe bearbeitet, die wir mit Ihnen vereinbaren. Welche Dienste dabei eingesetzt werden und wo die Daten bearbeitet werden, halten wir vor dem Start schriftlich fest, in einem Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Welche Daten ausgenommen bleiben, bestimmen Sie. Zur Datenschutzerklärung
Wie läuft der Start ab?
In vier Schritten: Gespräch, Analyse, Pilot, Ausbau. In der Analyse messen wir, wie viel Zeit die Routine heute braucht. Der Pilot beginnt in einem Bereich, zum Beispiel bei den Transportaufträgen aus Mails, vorher und nachher gezählt. Danach bauen wir Schritt für Schritt aus.
Was kostet das?
Es gibt drei Pakete mit einer einmaligen Einrichtung und einem monatlichen Abo, dazu einen Chatbot für Ihre Website. Auf der Preisseite stehen Ab-Preise in Franken. Je nach Abläufen kann der Preis deutlich höher liegen. Den Festpreis offerieren wir nach der Analyse. Zu den Preisen
Ratgeber: Auftragserfassung automatisierenLieferscheine automatisch erfassen
