KI im KMU einführen: womit anfangen und was besser warten kann

1. Fünf Merkmale einer guten ersten Aufgabe

1. Sie kommt oft vor. Mehrmals pro Woche, besser mehrmals pro Tag.
2. Sie läuft ähnlich ab. Es gibt eine Regel, auch wenn sie nirgends aufgeschrieben ist.
3. Sie beginnt mit einem Dokument oder einer Nachricht. Eine Mail, ein Formular, ein Beleg, ein Foto.
4. Ein Fehler ist korrigierbar. Am Anfang prüft ein Mensch jedes Ergebnis.
5. Jemand im Betrieb ärgert sich darüber. Dann ist auch jemand da, der die Verbesserung will.

Typische erste Aufgaben sind das Sortieren des Posteingangs, das Erfassen von Belegen, das Vorbereiten von Offerten oder das Nachfordern fehlender Unterlagen.

2. Was besser warten kann

• Alles auf einmal. Fünf Abläufe gleichzeitig umzustellen überfordert jedes Team.
• Seltene Sonderfälle. Was zweimal im Jahr vorkommt, lohnt die Einrichtung nicht.
• Entscheide mit grosser Tragweite. Preise, Personal, Verträge bleiben beim Menschen.
• Aufgaben ohne klare Regel. Zuerst die Regel festlegen, dann automatisieren.

3. So finden Sie Ihre Aufgabe

Lassen Sie drei Personen im Büro eine Woche lang eine Strichliste führen: Welche Arbeit habe ich heute mehrmals gleich gemacht, und wie lange hat sie gedauert? Am Freitag liegen die Kandidaten auf dem Tisch. Wählen Sie die Aufgabe mit der höchsten Zahl an Wiederholungen, nicht die mit dem grössten Ärger.

4. Vorher messen, nachher messen

Ohne Messung bleibt der Nutzen ein Gefühl. Halten Sie vor dem Start drei Zahlen fest:

• Wie oft kommt die Aufgabe pro Woche vor?
• Wie lange dauert sie im Schnitt?
• Wie oft muss nachgefragt oder korrigiert werden?

Nach vier bis sechs Wochen messen Sie dieselben drei Zahlen noch einmal. Realistisch sind 30 bis 60 Prozent weniger Zeit für die Aufgabe, je nach Art und Qualität der Unterlagen. Prüfen und Freigeben bleiben bei Ihnen, und im ersten Jahr ist mit rund der Hälfte des späteren Werts zu rechnen.

Beispiel: Eine Aufgabe kommt 30-mal pro Woche vor und dauert zehn Minuten, zusammen fünf Stunden. Sinkt die Zeit auf sechs Minuten, sind es zwei Stunden weniger pro Woche. Die Zahlen sind ein Beispiel. Was bei Ihnen gilt, zeigt die Messung.

5. Die häufigsten Fehler beim Start

• Mit dem Werkzeug beginnen statt mit der Aufgabe. Ein Abo für alle löst noch keinen Ablauf.
• Das Team nicht einbeziehen. Wer die Arbeit heute macht, kennt die Ausnahmen.
• Die Kontrolle zu früh weglassen. Zuerst jedes Ergebnis prüfen, später nur noch die markierten Fälle.
• Den Datenschutz erst am Schluss klären. Die wichtigsten Punkte stehen im Ratgeber KI und Datenschutz für KMU.

6. Braucht es dafür neue Software?

In der Regel nicht. Eine gut gewählte erste Aufgabe lässt sich in den Programmen lösen, mit denen Sie heute arbeiten: Postfach, Ablage, Buchhaltung, Branchenlösung. Ein Softwarewechsel ist ein eigenes Projekt und kein guter erster Schritt.

7. Und danach?

Läuft die erste Aufgabe stabil, folgt die zweite, meist im gleichen Bereich. So wächst die Automatisierung Schritt für Schritt, und jede Stufe ist durch Zahlen belegt. Mit welchen Kosten zu rechnen ist, zeigt der Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung?.