MWST-Abrechnung vorbereiten: welche Vorarbeit sich im Treuhandbüro automatisieren lässt

1. Wo vor der Abrechnung die Zeit verloren geht

• Belege fehlen, und das fällt erst auf, wenn die Frist näher rückt.
• Auf Rechnungen fehlen Angaben, die für den Vorsteuerabzug nötig sind.
• Buchungen tragen einen Steuercode, der nicht zum Beleg passt.
• Die Umsatzabstimmung mit der Buchhaltung geht nicht auf, und die Suche nach der Differenz beginnt.
• Rückfragen an den Mandanten gehen einzeln hinaus und kommen einzeln zurück.

2. Was sich heute automatisieren lässt

Vollständigkeit prüfen. Das System gleicht Bankbewegungen und Belege ab und zeigt je Mandant, was für die Periode noch fehlt. Wie das Nachfordern selbst abläuft, steht im Ratgeber Fehlende Belege nachfordern.

Belege lesen. Betrag, Datum, Lieferant, MWST-Nummer und ausgewiesene Steuer werden aus jedem Beleg gelesen.

Plausibilität prüfen. Passt der ausgewiesene Satz zum Betrag? Fehlt die MWST-Nummer? Kommt die Rechnung aus dem Ausland? Weicht der Steuercode der Buchung vom Beleg ab? Auffälliges kommt auf eine Liste, alles andere läuft durch.

Abstimmung vorbereiten. Umsätze und Vorsteuern der Periode werden den Konten gegenübergestellt. Differenzen sind sichtbar, bevor Sie die Abrechnung öffnen.

Rückfragen bündeln. Pro Mandant entsteht eine einzige, verständliche Rückfrage mit allen offenen Punkten, als Entwurf in Ihrem Ton.

3. Was nicht automatisiert werden sollte

• Die fachliche Beurteilung. Ob ein Umsatz steuerbar ist, ob eine Bezugsteuer anfällt oder eine Korrektur nötig wird, entscheidet die Fachperson.
• Die Einreichung. Sie prüfen die Abrechnung und reichen sie ein.
• Die Beratung. Fragen zur Abrechnungsmethode oder zu Sonderfällen gehören ins Gespräch mit dem Mandanten.

4. Der Ablauf in vier Schritten

1. Zwei bis drei Wochen vor der Frist: Vollständigkeit je Mandant prüfen.
2. Fehlendes wird nachgefordert, Eingänge werden zugeordnet.
3. Die Liste mit Auffälligkeiten und die Abstimmung liegen bereit.
4. Sie klären die markierten Fälle, erstellen die Abrechnung und reichen ein.

Beispiel: Ein Treuhandbüro bereitet pro Quartal 60 Abrechnungen vor. Die Vorarbeit braucht im Schnitt 50 Minuten pro Mandant, zusammen 50 Stunden. Liegen Vollständigkeit, Auffälligkeiten und Abstimmung schon bereit und bleiben noch 30 Minuten, sind es 30 Stunden. Die Zahlen sind ein Beispiel. Was bei Ihnen gilt, zeigt die Messung.

5. Was Sie dafür brauchen

• Zugriff auf Belege und Buchungen in der Form, in der sie heute vorliegen.
• Ihre eigenen Prüfregeln: Worauf achten Sie bei jedem Mandanten, worauf nur bei einzelnen?
• Eine Liste der Fristen je Mandant.

Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware ist dafür nicht nötig.

6. Womit anfangen

Beginnen Sie mit fünf Mandanten, die ähnlich aufgestellt sind, und mit einer einzigen Prüfung: der Vollständigkeit. Sie bringt am schnellsten Ruhe in die Wochen vor der Frist. Die Plausibilitätsprüfungen kommen dazu, sobald die erste Periode sauber durchgelaufen ist.