Offerten schneller schreiben: was ein Handwerksbetrieb heute automatisieren kann

1. Wo beim Offerieren die Zeit verloren geht

• Die Anfrage kommt per Mail, Telefon oder WhatsApp, oft unvollständig.
• Nach der Besichtigung liegen Notizen, Fotos und Ausmass an drei Orten.
• Die Offerte entsteht am Abend, Position um Position, aus der Preisliste und aus alten Offerten.
• Nach dem Versand fragt niemand nach. Wer zuerst nachfasst, erhält oft den Auftrag.

2. Was sich heute automatisieren lässt

Die Anfrage erfassen. Jede Anfrage wird gelesen und mit Adresse, Arbeit, Wunschtermin und Fotos festgehalten. Fehlt etwas, geht eine Rückfrage an die Kundin.

Den Entwurf aufbauen. Aus Fotos, Ausmass und Ihrer Preisliste entsteht der Entwurf der Offerte, mit Ihren Positionen und Ihren Preisen. Was in der Preisliste fehlt, bleibt offen und ist markiert. Es wird nichts geschätzt.

Begleittext schreiben. Der Text zur Offerte liegt in Ihrem Ton bereit.

Nachfassen. Bleibt die Antwort aus, erinnert das System nach der Frist, die Sie festlegen, und schlägt den Text gleich vor.

3. Was nicht automatisiert werden sollte

• Der Preis. Marge, Risiko, Auslastung und der Kunde selbst gehören in Ihren Kopf, nicht in eine Maschine.
• Die Besichtigung. Was vor Ort zu sehen ist, sieht nur, wer dort steht.
• Der Versand ohne Kontrolle. Eine Offerte ist verbindlich. Sie prüfen jede, bevor sie rausgeht.

4. Der Ablauf in vier Schritten

1. Die Anfrage wird erfasst und ergänzt.
2. Nach der Besichtigung kommen Fotos und Ausmass dazu.
3. Der Entwurf liegt bereit, offene Positionen sind markiert.
4. Sie prüfen, passen an und schicken ab. Das Nachfassen ist vorgemerkt.

Beispiel: Ein Malerbetrieb schreibt pro Woche sechs Offerten und braucht dafür je eine Stunde. Liegt der Entwurf schon bereit und dauert das Prüfen und Anpassen noch 35 Minuten, sind das zweieinhalb Stunden weniger pro Woche. Die Zahlen sind ein Beispiel. Was bei Ihnen gilt, zeigt die Messung.

5. Was Sie dafür brauchen

• Eine Preisliste oder Ihre Ansätze in einer Form, die man lesen kann. Eine Excel-Liste genügt.
• Zehn bis zwanzig frühere Offerten als Muster für Aufbau und Ton.
• Eine Regel fürs Nachfassen: nach wie vielen Tagen, mit welchem Text?

Eine neue Bausoftware braucht es dafür nicht. Der Entwurf entsteht dort, wo Sie heute offerieren.

6. Womit anfangen

Beginnen Sie mit der Arbeit, die Sie am häufigsten offerieren. Dort ist die Preisliste am vollständigsten, und der Unterschied ist am schnellsten zu sehen. Zählen Sie vorher, wie lange eine Offerte heute dauert, und nachher wieder.